Kelebihan pengiriman melalui laut dibandingkan dengan pengiriman udara dan darat adalah kapal laut memuat barang lebih banyak, selain itu tarif lebih murah dibandingan pengiriman lain yang pasti disukai oleh pelaku bisnis. Pengiriman dengan kapal laut juga sangat fleksibel, karena kita dapat menyesuaikan kapal angkut dengan jenis barang yang akan dikirim.
Hal penting yang harus diketahui dalam pengiriman via laut adalah dokumen-dokumen yang sangat dibutuhkan ketika pemeriksaan. Berikut dokumen shipping yang harus dipenuhi :
1) Dokumen Shipping Instruction (SI)
Shipping instruction merupakan perintah pengapalan barang dan ditujukan kepada agen perwakilan dari kapal yang akan mengangkut barang tersebut. Shipping instruction dibuat oleh pihak pertama yaitu pihak penjual barang atau shipper dan akan diberikan kepada pihak kedua untuk menerima data dan & muatan yang tertera dalam surat tersebut. Pihak kedua disini yaitu kapal (Pelayaran). Shipping Instruction antara lain berisi :
- Nama shipper
- Nama penerima
- Notify addres
- Nama pelabuhan muat
- Nama pelabuhan tujuan
- Jenis dan nama barang
- Jumlah dan berat volume barang
- Commercial Invoice
- Waktu
- Notify party
2) Dokumen Release Order (RO)
Release Order (RO) adalah surat yang berisi perintah pelepasan aset container kepada pemilik atau pembeli. Bentuk surat ini seperti sebuah permohonan penjemputan barang (container) oleh pihak tertentu. Dalam dokumen RO biasa berisi:
- RO Number, yang berarti juga nomor resi dari RO tersebut
- Barcode, barcode ini nantinya akan di scan untuk pemilihan container
- Depo, merupakan tempat container kosong berada
- Service, berisi tentang asal dan tujuan container
- Voyage, kapal yang mengantarkan barang dari kota asal menuju kota tujuan
3) Dokumen surat perintah muat
Perusahaan jasa ekspedisi profesional akan mengeluarkan surat perintah muat dalam melakukan kegiatan kirim barang lewat jalur laut. Dokumen ini dikeluarkan kepada pihak penjual atau dalam hal ini adalah pihak pertama. Dokumen surat perintah muat ini berisi:
- Jenis muatan
- Jumlah muatan
- Berat muatan
- Nama dan nomor telepon pengemudi
4) Dokumen surat jalan ekspedisi
Surat jalan merupakan dokumen yang dibutuhkan dalam proses pengiriman barang dari perusahaan ekspedisi untuk diberikan kepada perusahaan trucking sebagai bukti bahwa kontainer memperoleh izin untuk berangkat menuju pelabuhan untuk proses loading ke kapal. Dalam Surat Jalan Ekspedisi berisikan jenis barang, jumlah barang dan tanda tangan dari penjual barang/pengirim barang, sopir, dan petugas gudang.
5) Dokumen surat jalan pabrik
Penjual sebagai perusahaan dan pengirim barang akan mengeluarkan surat jalan pabrik terhadap jasa ekspedisi/trucking. Isi surat ini kurang lebih sama dengan jalan ekspedisi, perbedaannya terletak pada siapa yang mengeluarkan surat jalan pabrik ini. Jika melihat surat jalan ekspedisi, yang mengeluarkan surat adalah jasa ekspedisi, sedangkan surat jalan pabrik yang mengeluarkan adalah penjual atau pengirim barang.
6) Equipment Interchange Receipt (ERP)
EIR adalah tanda bukti serah terima container yang dilengkapi data dan kondisi fisik container pada saat serah terima container yang disetujui oleh kedua belah pihak. EIR terdapat 2 macam, yaitu EIR pelabuhan asal dan pelabuhan tujuan. EIR berisikan Daftar Nomor Peti Kemas, Kode kapal dan pelayaran, Posisi Susun, dan Posisi penyimpanan.
7) Bill of Lading (B/L)
Dokumen ini merupakan dokumen yang paling penting dalam proses kirim barang lewat jalur laut. Bill of Lading atau biasa disebut dengan B/L merupakan perjanjian pengangkutan muatan antara pengirim, penerima, dan pelayaran. Di dalam B/L ini terisi sedetail mungkin informasi terkait dengan barang yang dikirimkan. Tidak hanya itu, B/L juga merupakan dokumen kepemilikan pengambilan barang di pelabuhan tujuan pada saat bongkar muat. Bill of Loading berisi :
- Nama pengirim
- Nama kapal
- Data muatan
- Pelabuhan muat
- Pelabuhan bongkar
- Rincian Freight
- Cara pembayaran
- Nama penerima
- Jumlah B/L original
- Tanggal tanda tangan
8) Delivery Order
Delivery order adalah sebuah dokumen yang berperan sebagai surat perintah penyerahan barang yang telah dipesan dengan kesepakatan bersama antara penjual dan pembeli yang ditujukan kepada bagian gudang sebuah perusahaan. Delivery Order memiliki beberapa fungsi :
- Sebagai keterangan resmi terhadap pembelian barang dari pihak penjual kepada pihak pembeli.
- Memberikan rincian barang secara jelas.
- Sebagai tanda bukti bahwa pembeli telah menerima barang melalui tanda tangan yang tercantum pada Delivery Order.
9) Berita Acara Serah Terima (BAST)
Ini adalah dokumen terakhir yang biasanya meliputi dokumentasi barang yang sudah sampai kepada pembeli. BAST ditandatangani oleh penjual sebagai pihak pertama & pembeli sebagai pihak kedua. BAST sendiri adalah bukti penyerahan produk dalam perjanjian pekerjaan. Pembayaran lunas harga barang oleh pembeli kepada penjual akan mengakhiri perjanjian jual beli diantara mereka.
Setelah semua proses telah selesai, ada beberapa dokumen yang harus dikirim kembali ke penjual seperti. SI, RO, Surat Jalan Pabrik, B/L, EIR dan lain-lain. Pada dasarnya, pengiriman dan pengembalian kontainer adalah hal yang sama prosesnya.
Jadi itulah dokumen shipping yang dibutuhkan untuk pengiriman melalui kapal. Dokumen shipping sangat diperlukan agar proses bisnis dan pengiriman barang menjadi lebih aman dan lancar.