Bisa jadi, ini adalah pertama kalinya terlintas di pikiran untuk mengintegrasikan Transportation Management System (TMS) ke dalam sistem operasional perusahaan Anda. Tapi, tidak peduli seberapa baru Anda memulai bisnis, atau seberapa lama sudah Anda merintis bisnis, inilah lima pertanyaan yang bisa Anda ajukan ketika mempertimbangkan dan mengevaluasi TMS Anda saat ini dan TMS Anda yang akan datang. 

1. Apakah staf berpengalaman yang Anda rekrut menghabiskan terlalu banyak waktu untuk urusan yang sifatnya rutin dan sepele?

Bertele-tele dan menghabiskan banyak waktu mulai dari mengirim dokumen penawaran hingga melakukan penagihan? Padahal, lusinan kegiatan dalam alur siklus pengiriman barang ini sudah terjadi berulang-ulang setiap harinya. 

Nyatanya, kebanyakan, perusahaan ekspedisi ataupun transportasi membiarkan karyawan mereka sibuk menghabiskan waktu untuk sekadar memastikan setiap tahapan yang sesungguhnya sudah berulang itu tetap terekam. 

Mereka setengah mati menghindari keterlambatan ataupun kendala dalam setiap pengiriman barang. Panggilan telepon, surat elektronik, dokumen-dokumen dan setumpuk metode lainnya dipergunakan untuk memastikan agar tidak ada satupun kesalahan terjadi. Di satu sisi memang bagus, tetapi disisi lain cara ini membuang banyak sekali waktu dan tentu saja, membuang banyak sekali tenaga. 

TMS yang bagus adalah TMS yang mampu melakukan pekerjaan ini dan memungkinkan karyawan berpengalaman yang Anda rekrut melakukan pekerjaan yang lebih penting dan berarti ketimbang sekadar mengawasi dan merekam setiap jejak tahapan dalam siklus pengiriman barang. Bukankah memang demikian seharusnya dan memang untuk itulah Anda membayar mahal pengalaman yang mereka miliki? Yaitu untuk menangani masalah yang lebih substansial dan memberikan solusi yang kreatif. TMS yang tepat mampu memangkas waktu yang terbuang percuma hanya untuk mengurus masalah yang itu-itu saja, memungkinkan Anda untuk cepat mengidentifikasi masalah dan menempatkan personel-personel terbaik Anda untuk menemukan jawabannya.

2. Apakah Anda seringkali membuat keputusan berdasarkan data yang belum akurat?

Mencoba-coba dan menggantungkan keputusan pada faktor keberuntungan adalah strategi bisnis yang paling buruk. Karena, keputusan-keputusan terbaik hanya bisa didapatkan dari hasil analisa data yang akurat dan dilakukan dengan seksama. 

TMS berkualitas mampu merekam data-data dengan cakupan yang luas dan memungkinkan Anda memperoleh laporan-laporan berdasarkan kinerja setiap harinya secara konsisten. Dari situlah, Anda akan memperoleh data laporan yang lebih spesifik untuk mengidentifikasi mengapa tren tertentu masih berada di luar hasil yang Anda harapkan. Anda bukan hanya butuh menghindarkan diri dari tren yang buruk, tetapi juga Anda harus tahu bagaimana caranya lanjut dengan tren yang tepat dan menghasilkan keuntungan. 

Sebuah TMS mampu merekam data, memungkinkan Anda menetapkan standar serta memperoleh laporan-laporan kapanpun dibutuhkan agar Anda dapat memahami rantai pasokan dengan lebih baik. 

3. Apakah Anda sudah mencapai target Freight Savings? 

Sebuah opini kuno mengatakan bahwa Anda harus bisa menghemat 2 sampai 3% dari total biaya transportasi dengan memilih dan menggunakan layanan TMS yang tepat. Apakah Anda akan membiarkan perencana Anda mengganti operator dengan biaya terendah? Jika ya, dapatkah Anda mengidentifikasi jika, kapan dan mengapa mereka melakukannya? Apakah ada proses persetujuan untuk keputusan itu? 

Hal ini, dan banyak lagi pertimbangan akan mempengaruhi seberapa besar Anda bisa menghemat biaya di setiap pengiriman Anda. Saat berpindah ke TMS baru, atau mempertimbangkan untuk menggunakannya pertama kali, pastikan TMS yang Anda pilih memiliki fleksibilitas dalam menangani skenario yang terjadi di lapangan. Pada saat yang sama, pastikan bahwa Anda dapat mengukur dan melaporkan total pengeluaran Anda dengan berbagai cara dan dapat membandingkan dengan indeks pasar versus hanya membandingkan angka dari tahun ke tahun.

4. Apakah sistem dan proses yang Anda miliki sekarang ini dapat diukur?

Implementasi TMS bisa menjadi proyek yang bersifat padat karya. Karena itulah, pastikan Anda memilih TMS yang aman, dapat diandalkan dan terukur. Pertimbangkan kemampuannya di seluruh moda transit, meskipun mungkin Anda belum menghadapinya saat ini. Jangan menempatkan diri Anda pada posisi mematikan bisnis baru hanya karena Anda berpikir bahwa TMS Anda tidak akan menangani bisnis berskala internasional. Pastikan, penyedia layanan TMS Anda berfokus pada keamanan data Anda. Dapatkah mereka mengakomodasikan rencana pengembangan bisnis Anda 1 tahun, 5 tahun dan 10 tahun ke depan? 

5. Apakah TMS ini memiliki kemampuan audit dan penyelesaian keuangan yang memadai?

Uang! Bukankah itu satu-satunya alasan di balik bisnis yang Anda kembangkan? Uang dan keuntungan adalah latar belakang sekaligus tujuan dari setiap bisnis. Oleh karena itulah TMS yang Anda pilih harus memiliki kemampuan audit faktur operator serta mengeluarkan tagihan kepada pelanggan dengan menggunakan rangkaian tarif dan kontrak yang sesuai dengan penawaran di awal. Ketika faktur diterima, TMS harus dapat membandingkannya dengan jumlah biaya asli untuk beban tersebut. 

Jika sama, logika di dalam sistem dapat mengesahkan pembayaran dan mengajukan penagihan kepada pelanggan. Lagi-lagi, hal ini memungkinkan SDM utama Anda focus kepada kendala yang mungkin terjadi dan mengingatkan pelanggan untuk mengoreksi atau menolak. 

Apakah Anda seorang broker? Pastikan TMS Anda mampu melacak tagihan-tagihan yang tertunda apalagi yang sudah melampaui batas kredit. 

Beberapa hal di atas hanyalah Sebagian dari pertimbangan-pertimbangan utama saat Anda menyeleksi TMS yang Anda butuhkan untuk bisnis Anda. Jangan lupa untuk selalu mengutamakan pelayanan TMS yang sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis Anda.