Project plan merupakan dokumen yang dibuat untuk mengarahkan dan melakukan eksekusi dalam sebuah proyek. Project plan sering digunakan dalam proyek-proyek bisnis. Karena itu, sebuah project plan memegang peranan yang sangat penting di dalam suatu perusahaan. Berikut kami akan membahas tahap-tahap dalam menyusun project plan. 

1. Menyusun garis besar proyek

Langkah pertama yang harus dilakukan dalam menyusun sebuah project plan adalah dengan menentukan business case. Business case sendiri merupakan kumpulan informasi yang nantinya dapat digunakan untuk mengambil keputusan bisnis. Dokumen ini biasanya berisi analisis organisasi, biaya, manfaat dan risiko dari rencana yang akan dijalankan. 

2. Berdiskusi dengan para stakeholder

Langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah berdiskusi dengan para stakeholder. Tujuannya adalah untuk memastikan tujuan dari proyek yang akan dikerjakan telah sesuai dengan kebutuhan dari para stakeholder tersebut. 

3. Menentukan cakupan proyek

Setelah berdiskusi dengan para stakeholder, langkah selanjutnya adalah menentukan cakupan proyek. Cakupan proyek berisi tentang segala hal yang harus dilakukan dalam proyek tersebut. Dengan adanya cakupan proyek, kita dapat mengetahui hal-hal apa yang harus diprioritaskan dan juga hal-hal yang tidak terlalu penting, dengan begini kita dapat lebih menghemat penggunaan sumber daya. 

4. Menentukan tujuan dan sasaran

Selanjutnya adalah menentukan tujuan dan sasaran. Jika kita sudah mengetahui hal-hal yang akan dituju, otomatis kita juga akan tahu hal-hal apa saja yang harus dikerjakan dalam mencapai sasaran tersebut. 

5. Membuat jadwal proyek

Setiap proyek yang berhasil adalah proyek yang terjadwal dengan baik. Untuk itu, penjadwalan proyek harus dibuat dengan sebaik mungkin agar sebuah proyek dapat dikerjakan dengan efisien. Jadwal proyek dapat berupa daftar kegiatan, keuangan, biaya dan masih banyak lagi. 

6. Melakukan pembagian tugas  

Setelah membuat jadwal, langkah selanjutnya adalah melakukan pembagian tugas. Pembagian tugas harus dilakukan sesuai dengan keahlian dan pengalaman masing-masing orang agar proyek tersebut dapat terlaksana dengan baik.

7. Memperkirakan risiko yang akan terjadi

Salah satu hal yang juga harus ada di dalam project plan adalah pertimbangan risiko. Sebuah rencana harus dibuat dengan rinci namun fleksibel gunanya adalah untuk menghadapi risiko yang dapat terjadi kapan saja. 

8. Melaporkan perkembangan

Langkah terakhir yang perlu dilakukan adalah melaporkan perkembangan dari proyek yang telah berjalan. Hal ini dilakukan untuk memantau proyek yang telah berjalan apakah sudah berjalan dengan baik atau masih terdapat beberapa hal yang harus dirubah. 

Itu lah beberapa tahap yang harus dilakukan dalam menyusun sebuah project plan. Semoga informasi yang kami berikan dapat berguna bagi Anda. Selamat bekerja!

Sumber:

https://glints.com/id/lowongan/project-plan-adalah/