Pandemi COVID-19 tentu telah mengajarkan kita banyak hal berharga. Salah satunya adalah melakukan antisipasi-antisipasi yang mungkin telah 'memperpanjang' napas perusahaan yang Anda jalankan. Oleh karena itu, adalah penting untuk menyusun rencana darurat untuk manajemen gudang Anda karena Anda tidak akan tahu kapan Anda akan membutuhkannya. Apakah itu dibuat untuk merespons peristiwa global atau sesuatu yang sederhana seperti kerusakan peralatan, setiap rencana darurat gudang sebaiknya mampu menguraikan hal-hal di bawah ini:

Pemicu khusus. Ini menentukan apa yang akan menggerakkan rencana Anda. Misalnya, jika Anda memiliki rencana kontingensi bencana, pada titik manakah rencana itu akan berlaku? Selama peringatan bencana berlangsung atau pengawasan badai?

Strategi respon. Rencana Anda harus mencakup gambaran singkat tentang bagaimana staf gudang Anda harus menanggapi situasi yang dihadapi.

Peran dan tanggung jawab utama. Definisikan dengan jelas siapa yang bertanggung jawab untuk memberlakukan bagian-bagian berbeda dari rencana dan apa yang diharapkan darinya. Buat sespesifik mungkin untuk mencegah kebingungan. Bagian dari rencana kontinjensi Anda ini harus secara jelas menetapkan cadangan untuk semua posisi kunci dan memastikan bahwa pelatihan yang tepat telah dilakukan dengan semua pihak.

Kedalaman dan pelatihan kepemimpinan. Selain menguraikan tanggung jawab untuk melaksanakan rencana darurat Anda, penting juga untuk mempersiapkan situs agar dapat beroperasi bahkan ketika para pemimpin utama tidak dapat hadir. Sejajarkan sumber daya cadangan primer dan sekunder untuk tanggung jawab misi kritis dan latih tenaga kerja Anda sesuai dengan itu. Pelatihan berkelanjutan dan upaya pelatihan silang di dalam gudang akan membuktikan investasi waktu yang tak ternilai jika terjadi bencana.

Teknologi. Salah satu elemen terpenting dari rencana kontinjensi gudang adalah skema menyeluruh dari semua sistem teknologi. Saat ini, sebagian besar data kami berada di cloud, seperti halnya banyak aplikasi bisnis. Untuk itu, penting bagi Anda untuk membuat redundansi yang tepat - di penyimpanan berbasis cloud dan pusat data - jika data tersebut tidak tersedia. Ada banyak sistem dan titik koneksi yang terlibat dalam membuat transaksi dalam rantai pasokan dan memberikan visibilitas ke hulu dan hilir dari pusat distribusi.

Tenaga kerja. Elemen penting lainnya dari rencana kontingensi gudang adalah memiliki penyedia tenaga kerja dan agen kepegawaian di saku belakang Anda. Berhati-hatilah untuk sepenuhnya memeriksa kemampuan setiap vendor dalam menyediakan pekerja berkualitas yang tidak akan mengganggu budaya tim Anda

Tenggat waktu. Jelaskan kepada karyawan Anda kapan setiap langkah dari rencana kontinjensi Anda harus dilakukan - misalnya, apakah suatu tindakan perlu dilakukan dalam satu jam pertama rencana dilaksanakan atau hari pertama.

Jadwal kerja alternatif. Skenario darurat tertentu, seperti COVID-19, akan mengharuskan Anda untuk secara drastis mengurangi jumlah karyawan di lokasi. Buat jadwal kerja alternatif ke dalam rencana darurat gudang Anda untuk memastikan bahwa semua operasi penting bisnis Anda selesai, bahkan dengan tenaga kerja yang berkurang.

Pengaturan kerja jarak jauh. Jika ada sesuatu yang diajarkan pandemi virus corona kepada kita, setiap bisnis - bahkan pergudangan - perlu memiliki rencana untuk pengaturan kerja jarak jauh. Rencana kontingensi gudang Anda harus merinci pekerja mana yang dianggap penting dan mana yang dapat bekerja dari rumah; pastikan untuk menyediakan sumber daya dan peralatan yang diperlukan untuk membantu pekerja jarak jauh melakukan penyiapan.

Persyaratan kehadiran. Bergantung pada sifat daruratnya, karyawan mungkin tidak dapat menghadiri pekerjaan karena keadaan yang meringankan, seperti kurangnya perawatan anak, sistem kekebalan yang terganggu, atau ketakutan akan kemungkinan terpapar. Karyawan yang berada dalam posisi ini mungkin cukup khawatir bahwa ketidakhadiran mereka akan memengaruhi kinerja tempat kerja mereka. Saat membuat rencana kontinjensi gudang Anda, pastikan untuk menyertakan informasi tentang persyaratan kehadiran dan harapan serta kebijakan untuk mengatasi masalah ini.

Tanggung jawab perusahaan. Untuk skenario berisiko tinggi lainnya, Anda harus menunjukkan kepada staf bahwa organisasi Anda melakukan tindakan pencegahan yang diperlukan untuk memastikan keselamatan mereka. Berikan penjelasan rinci tentang protokol keselamatan tempat kerja, serta tawarkan kontak yang dapat menjawab pertanyaan atau masalah karyawan.

Model komunikasi. Penting bahwa rencana darurat Anda memetakan aliran komunikasi terstruktur, dan Anda telah menyiapkan templat pesan yang tersedia. Hal ini penting tidak hanya untuk komunikasi internal, tetapi juga untuk potensi komunikasi eksternal jika situasi tersebut menarik perhatian media. Kita akan membahasnya lebih jauh di bagian selanjutnya.

Rencana evakuasi. Dalam beberapa situasi - misalnya, banjir atau kebakaran - staf Anda mungkin perlu dievakuasi dari gudang. Untuk mengakomodasi kemungkinan ini, rencana kontinjensi Anda harus mencakup instruksi spesifik tentang bagaimana melanjutkannya, serta dengan jelas menguraikan rute evakuasi.

Informasi pembayaran dan keuntungan. Mirip dengan kehadiran, tergantung pada sifat daruratnya, karyawan Anda mungkin memiliki kekhawatiran tentang pembayaran dan tunjangan. Berhati-hatilah untuk memasukkan informasi spesifik tentang keduanya dalam rencana kontinjensi gudang Anda.

Rencana Anda harus membahas setiap sistem yang Anda andalkan - seperti sistem manajemen gudang, sistem kontrol gudang, sistem manajemen tenaga kerja dan ketepatan waktu, sistem perencanaan sumber daya perusahaan, dan sistem manajemen transportasi - serta sistem apa pun yang terhubung dengannya. Good luck and stay safe!

Photo by Felipe Furtado on Unsplash